Cuando diriges una empresa gastarás al menos la mitad de tu tiempo en reuniones. Y todo este tiempo que se ha gastado en ellas, supone un coste para la empresa, sobre todo si son poco productivas. Por ello es necesario saber organizar las reuniones para mejorarlas y ahorrar tiempo y dinero. Aquí os dejo unos consejos.
No abuses de las reuniones
Debes usar tus reuniones con moderación y no abusar de ellas. Hay que reducir al mínimo las reuniones y dejarlas para temas que sean imprescindibles, para cuando sea estrictamente necesario. Habrá temas para los que no haga falta convocar una reunión, ya que podrían tratarse por email. Excederse en el número de reuniones supondrá un aumento en las interrupciones de los empleados y que, además, estos empiecen a verlas como algo habitual y sin importancia.
Mejor reuniones periódicas
Es adecuado organizar reuniones con una periodicidad establecida, como podrían ser reuniones semanales, mensuales, anuales… Esto tiene la ventaja de que no es necesario perder tiempo en convocar a los asistentes, pues al celebrarse siempre el mismo día y a la misma hora, sólo habrá que convocarlas una vez. Además, este tipo de reuniones ayudan a organizar la agenda, ya que los asistentes se reservarán ese hueco con antelación. Estas reuniones también ayudan en el tema de la responsabilidad, ya que tener que «rendir cuentas» periódicamente genera responsabilidad en los participantes.
Eliminar los retrasos
A menudo se asiste a reuniones en las que los asistentes llegan tarde. Esto se debe erradicar, a no ser que el retraso se deba a una causa justificada. Cuando una persona llega a la reunión con retraso, provoca que se pierda tiempo y que normalmente se tenga que finalizar más tarde la reunión. Un consejo sería «castigar» este tipo de retrasos, pero con sanciones que refuercen al equipo, como por ejemplo invitar a todos los presentes a un café al día siguiente.
Enviar la agenda y objetivos de la reunión
Es aconsejable enviar con antelación a los participantes a la reunión una agenda con todo lo que se pretende tratar en la reunión y los objetivos que se pretende alcanzar. De esta forma, los asistentes podrán prepararse mejor la reunión y las propuestas que presentarán , y se perderá menos tiempo.
Elegir un moderador
Asignar a una persona como moderador hará que no nos desviemos del tema principal que se está tratando. La persona encargada deberá redirigir la conversación cuando nos alejemos del tema tratado, hará que se cumpla la agenda prevista y distribuirá el tiempo de la reunión entre todos los temas a tratar. Es aconsejable que el moderador vaya cambiando en cada reunión, para que todos comprendan lo importante que es este papel y respeten sus instrucciones.
Elegir a un «decisor»
En aquellas reuniones en las que el objetivo es tomar una decisión sobre un cierto tema, puede que se difumine la responsabilidad entre todos los asistentes y que al final no se acabe tomando ninguna. Por eso se debe elegir a una persona encargada de tomar las decisiones. Esta persona puede ser alguno de los asistentes de más antigüedad, alguien especializado en el tema, alguien que se vote entre todos… Así nos aseguramos de no finalizar la reunión sin haber tomado una decisión al respecto.
Cuidado con los móviles
Hoy en día todo el mundo va con su móvil a todas partes, y debemos asegurarnos de que no interrumpan la reunión. Si durante una reunión hay miembros que están consultando su teléfono móvil, se reducirá la productividad de la reunión y se perderá tiempo y dinero. Sería aconsejable prohibir el uso de móviles en la reunión, a no ser que se trate de una llamada urgente.
Estos son algunos consejos que es aconsejable tener en cuenta para obtener el éxito en tus reuniones y que éstas sean lo más productivas posible. Si los llevas a cabo, verás los resultados a corto plazo.
